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华东建筑设计研究院 5 年知识管理提升路

发布时间:2017-05-16

知识管理平台搭建好后,要保证知识管理真正深入落地见实效,还需要长期的推进工作,包括知识点的梳理、知识产品的提炼、指标经验值的提炼、知识结构的优化、知识管理系统的优化、培训推广以及评估改进等等。华东建筑设计研究院通过与AMT持续5年的知识管理外包服务合作,构建了可持续积累的企业智库,实现了知识管理和业务的紧密结合;通过知识管理的深度应用,促进了专业化发展,使知识管理成为提升企业核心竞争力、实现企业战略落地的重要抓手。

华东建筑设计研究院有限公司(以下简称华东建筑设计院)成立于一九五二年,是中国成立最早、规模最大的提供建筑设计综合性服务的专业公司,服务领域涉及建筑设计、结构及机电设计、城市规划、室内及景观设计等,并为不同行业和地区的客户提供增值服务,目前,已在北京、天津、大连、重庆、苏州等十二个国内主要城市设立了分支机构。成立至今,设计项目遍及20余个国家和地区,完成工程设计及咨询2万余项,在各个领域获得总计600余个奖项,并与100余家境外建筑设计事务所、工程公司建立了合作关系。

为了实现成为国内领先,国际一流的建筑设计企业的目标,华东建筑设计院将知识管理作为促进专业化发展、提升企业核心竞争力的重要战略举措。从2008年开始,通过与AMT连续5年多的持续合作,从知识管理规划咨询到知识管理深化落地的持续外包,结合业务流程建起了一体化的知识管理体系,构建了可持续积累的企业智库,实现了知识管理和业务的紧密结合;通过知识管理的深度应用,使知识管理成为实现企业战略落地的重要抓手。

第一期:建立一体化的知识管理体系平台

在知识管理项目启动前,华东建筑设计院虽然在知识管理方面已经进行过较长时间的积累,但存在内部对知识管理的内涵认识不统一,知识管理的手段单一,缺少必要的整体设计,知识管理与实际业务运作的结合有待进一步加强等问题。

结合华东建筑设计院的战略要求和管理现状,AMT为其搭建了一体化的知识管理体系,包含知识管理蓝图设计、知识管理系统需求分析,并进行系统实施,为知识管理的落地建立起基础平台。 

知识管理蓝图设计:结合实际业务特点,构建基本的知识文档分类体系,梳理不同专业、产品的知识地图,特别是从规范技术管理的角度,结合实际业务流程,建立面向不同专业/产品的知识历程图。同时协助华东建筑设计院完成项目管理类、日常管理类标准化文档模板的编制。

知识管理系统需求分析:结合ISO质量管理流程,设计各阶段的关键控制节点,并梳理设计其关键流程;结合华东建筑设计院对项目管理和职能管理的具体要求,进行知识管理系统需求分析;结合知识管理系统的具体应用需求,给出知识管理系统选型和实施建议。

知识管理系统实施及试点验证:在知识管理整体规划及系统需求分析的基础上,进行知识管理系统的搭建,并分阶段,有重点地进行功能模块的实现。在软件平台搭建完成后通过五个试点项目进行检验,确保了规划成果的可落地。

第二期:知识管理的全面应用及评估改进

在知识管理平台搭建好后,如何推动各部门全面应用知识管理系统,需要通过培训、文化宣传让员工逐步熟悉知识管理系统应用;需要使各部门结合项目进程按时完成资料的整理提交以达到知识管理的考核标准;需要进行核心知识文档的整理,提高知识库的粘性;同时需要不断收集员工意见,解决实际操作困难,减少推行阻力,使知识管理系统更好地为业务服务。项目组主要从以下方面推进知识管理的全面应用: 

核心知识的细化梳理:配合院内部知识管理团队,对历史资料的整理提出建设性意见;选择重点专项团队对知识体系进行细化梳理;结合重点项目及科研业务建设成果,选择重点专业方向,设计整理相关知识地图集,将常用及精华知识点统一归纳整理,便于知识的复用。 

知识管理与职能管理的融合:从项目管理、运营管理等职能工作需要出发,根据项目管理要求,院专项化工作要求和项目特点,对项目分类进行调整,增加各维度标签和查询优化,来支持职能部门管理工作。 

知识管理系统的修改和优化:从不同部门、人员角色的角度,根据用户使用习惯对操作界面、链接方式、查询方式、知识呈现等进行配置优化,提升用户体验。 

知识管理实施效果评估改进和成果分享:对知识管理实行情况进行阶段后评估。从知识、人、系统、管理这四个维度对知识管理的整体推行效果进行综合评估,结合评估结果,改进和完善知识管理工作。

第三期:知识积累的质量以及系统使用效率的提升

为了使前期的成果能够切实服务于华东建筑设计院业务工作,并不断提高全员对知识管理意识和系统使用的满意度,需要提高知识管理成果与业务的贴合度、突出重点、提高知识内容的质量和知识管理系统使用的效率,具体工作内容如下:

知识产品提炼:结合技术管理的需要和已有的知识积累,选择重点内容进行专项技术提炼,并结合技术交流等形式进行内部推广,以此强化知识管理内容的质量和吸引力;

项目的标准化管理:加强项目管理流程与技术管理流程的融合,形成面向项目整体的流程知识框架,并实现系统集成和统一管理;

工程咨询模板化:结合工程咨询的实际工作需要,完善操作流程和表单模板,打通全过程的工作链条;

系统易用性完善:立足知识管理系统平台,结合新问题及新需求完善系统,不断提高知识管理系统的易用性,实现系统对知识管理工作的支撑。

第四期:结构化知识经验值的提炼

为了支撑公司发展核心业务工作站的战略举措,知识管理项目组提炼出业务数据库结构及内容框架,针对各主营业务建筑产品进行了详细技术指标体系搭建,为后续业务数据库建设提供思路和模板。同时推动院内成立了各专业资深设计师组成的专家团队,每周对设计流程、流程模板表单、项目属性等进行集中讨论,持续贡献宝贵经验。在超高层建筑、酒店建筑、综合建筑、机场建筑等领域,简化了知识采集并减少了知识积累的随意性,通过一段时间的积累,可提炼相关数据的经验值,进一步增加了华东建筑设计院在主营业务领域的核心竞争力。

第五期:知识管理深度应用

伴随着业务的发展,华东建筑设计院与AMT继续合作,全面推动提高员工知识获取能力,完善知识管理系统架构,同时通过完善的应用推广手段,扩大知识管理的覆盖面。并树立标杆形象,进一步扩大其在行业内的影响力。

AMT通过知识管理应用评估,对华东建筑设计院知识管理情况进行了一个完整的评估,包括应用情况以及成果质量等。自2008年开展知识管理工作后,已经经历了从以储存角度出发的知识管理工作到从实际设计师应用角度出发的知识管理建设,华东建筑设计院知识管理工作取得了跨越式的提升,能够通过知识管理实现内部知识的体系化、内部知识工作的自觉化、知识价值的最大化。

知识管理的价值评估

通过5年持续的知识管理提升,从七个方面实现了对华东建筑设计院战略的支撑: 

提高项目质量稳定性。通过知识管理与项目管理的结合,进一步规范设计的全过程,提高项目的标准化水平,降低项目成本,监控项目的进度,对过程中的阶段性节点进行有效的把握。

提高重点领域专业性。通过知识管理推进了其专业化的发展,例如建立专业化的知识分类体系,设置关键属性和各专项技术的知识地图等。

工程品质领先性。不仅关注知识的共享和复用,也强调知识的创新,资料越是充裕、共享越是充分,创新的起点就越高,创新的成果越具有领先性,从而能体现出工程品质的领先性。

技术运用规范性。通过知识管理对已有的技术类文档、资料进行整理,并根据华东建筑设计院项目运作的特点设置与其相匹配的文档模板和Checklist

项目文档可溯性。通过知识管理系统能够让员工方便快捷地找到过往华东建筑设计院的海量项目文档,便于知识的查找、复用和推广。

设计品质卓越性。结合知识管理和二八原则,加大投入以推进价值链前端业务领域关键技术的研究、积累和总结工作,并对价值链后端的业务进行标准化、规范化,从而节省资源。

经验技巧共享性。知识管理对于华东建筑设计院来说一个很大的价值就是能充分挖掘员工大脑里的隐性知识,包括项目过程中的经验、技巧、诀窍,通过知识管理把这部分最有价值的知识沉淀固化下来,并进行整理使之能在员工的工作中得到充分地利用,从而实现经验技巧的充分共享,为项目服务。

根据2013年的评估结果,华东建筑设计院的知识库中已经积累超过600多个项目信息和实景效果图;超过4000份技术指标可以提供经验数据,超过270个专家信息;上千篇研究及技术成果;超过8600篇项目文档提供给设计师参考以及各专业业务学习资料;本年度内有超过32000次文档浏览和16000人次登陆过系统。

华东建筑设计研究院技术中心副主任徐浩说:“知识管理这几年的工作已经有了比较大的成效。前段时间,某酒店集团来院里考察时,通过系统直接展示了近几年我们的酒店建筑项目数量,并看到每个项目的基本情况,设计理念和实景图,展现了我们在酒店设计领域的实力,体现了知识管理对项目经营的有效支持。” 

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