简单3项做好会议分类，这里有一套高效开会方法

近日收到读者来信，谈到企业各种会议效率低下：中高层人员会议多，且多为临时会议（事件触发型）；会前准备不足；会后执行不利；会议纪律淡漠……相信很多企业都或多或少存在这些问题。

为此，我们特地策划了“高效会议”系列专题，从如何开好单一的会议到系统构建会议体系将形成一系列文章，期望为您带来些许启发。

上一期我们谈了如何开一次高效的会议，这期开始我们将关注整个公司的会议体系。今天，我们先从会议的分级入手，从全局上分析会议的不同维度，通过“会议金字塔”的三个层级为大家讲解会议的分类方法。

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理清种类繁杂、主题纷杂的会议

一旦看企业的全局，各种会议的确是种类繁多、主题纷杂，不能仅“扫一屋”，而要认真思考如何“扫天下”。 会议的主题至少有三个维度：

1.不同的管理层次要开会。从总部到大区、到分公司、到办事处，等等。

2.不同的职能部门要开会。有产供销这些经营部门，也有信息部、质量部、财务部这样的支撑部门。

3.不同的管理要素要开会。从宏观战略会到流程沟通会，到组织架构会、绩效评议会，到IT方面的各种需求分析会、解决方案讨论会、上线准备会、并行期间纠错会、关键用户交流会，等等。

既然是看企业整体，那么我们抓大放小看全局，下图从整体上展示了一家以营销为龙头的现代企业的经营分析体系。可见，一级级的会议和一级级的流程，将把企业的战略以及目标具体化，并进一步融入到日常的运作当中。

上述分析也告诉我们，企业管理是一项有规律的活动，包括战略、组织、流程、绩效、IT、研发、生产、物流 、销售……

很多领域的议题，年年月月都需要重复思考，那么，能不能形成一个有规律的会议体系？即年初就明确全年的会议时间、待决定的议题、决策人和参考人的角色等。哪怕会议要变更，也是在一个达成共识的框架下，来增减新的议题，从而减少以下情形的出现：

1.被各种各样繁杂会议包围：如现场会议，电话会议，视频会议，从早到晚要参加4-5个会议。

2.公司里重要事情都需要领导决策。奇怪的是，重要的事情往往会出现时间冲突，负责安排总裁会议的同事，往往不知所措，只好见缝插针。在一个高层人数较多的会议，塞进去很多议题。结果一会儿讨论战略、长远发展的事，一会儿讨论物流、销售额等迫在眉睫的事。高层领导在几种事情上轮番讨论，思维来回切换。会议决策效率并不是很高。

3.经理天天在开会，几乎没有时间用来思考和行动。包括自己牵头的会议、只需要出席的会议、战略会议、经营管理会议……经理觉得自己分身乏术。

4.会议已经很多了，但是临时的会议需求比较大，管理无序。

现在，我们再来好好思考一个根本的问题，什么是会议？是几个人碰头说话吗？当然不是。会议的背后，其实：

1.是决策项；

2.是各级计划的PDCA循环；

3.是“从行动到决策，从决策再到行动”。

下表给出了某项具体业务决策和会议的对应关系：

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会议的分类

既然企业会议产生的根源是经营管理活动本身，所以必须从经营管理活动进行分类，进行差异化管理。我们说，因为经营管理活动的决策规律的不同，会引发不同的管理会议：

（一） 时间触发的管理决策，引发的周期性会议

这些会议是周期性召开，比如月度、季度、年度管理例会，半年一次的绩效考核、职级晋升、高管人事变革的会议。这类会议有固定的议题，结合当时的最新情况，会增补少数几个议题。

（二）流程触发的管理决策，引发的里程碑式会议

这些会议是按照某一类管理流程展开的。比如一系列的战略管理会议，最终目的是明晰公司的战略。这当中有若干要回答的问题。比如，在哪里竞争？如何竞争？年度目标、费用预算……

哪些议题先定，哪些议题后定，这决定了相应的会议主题安排。业务战略和策略往业务领域推进一步，财务目标和预算要细化一层，这决定了各部门的工作要配合起来。流程触发型会议，还有新产品开发、业务流程优化的咨询项目等。这类会议受企业运作特点的影响比较深。

比如服装行业的产品季上，策划、设计、选图、开发选样、订货会前准备会等，每个阶段的节点，标志就是审批会、协调会。再举一个例子，房地产行业，每一个楼盘都是按照项目开展的。日本房地产企业东京建物公司60个人能做40个楼盘。而同类型的中国优秀企业水平是300个人做10个楼盘。东京建物把每个楼盘做一个项目，标准化地开8个会，会议的产出/与会人/议程非常明确，到哪个阶段，相关的决策都要全部按时完成。

（三）事件触发的管理决策，引发临时会议

这类会议是临时安排的，比如危机事件下紧急会议、高管辞职引发的动荡等。这类会议没有固定的议题。根据临时事件的重要和紧急程度，邀请相关的人员参加。可以想象，这类事件不宜多，否则会打乱人们手头上正常的工作步骤、优先顺序。

根据上述分类，把临时突发的会议分别纳入各类决策中去（比如宏观的战略决策、中观的经营决策、微观的操作决策），再把流程触发的会议区分为战略流程触发的战略类会议、企业具体运营的流程触发的运营类会议。

那么，我们给出一个“三层”的“会议金字塔”，如下图所示：

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总结

为了提高会议的效率，保证不同层级会议有序高效地进行，对会议级别进行划分是很有必要的。通过分析时间、流程和事件三种触发条件，梳理具体业务决策和会议的对应关系，我们可以更好地进行会议管理。

希望读者在阅读这篇文章时能从中得到收获，有所裨益，后续我们会持续更新“高效会议”系列专题内容，也欢迎各位在下方积极留言讨论，期待大家的思维碰撞。

参考书目

“高效会议”专题推荐：《低效会议怎么改：每年节省一半会议成本的秘密》。

这是一本帮助我们系统构建会议体系的工具书，从梳理公司会议体系的层面帮助我们改变低效会议的现状，彻底扭转“会而不议，议而不决，决而不行，行而无果”的局面。